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Gestion des absences : le remplacement des employés en vacances

L’été, les besoins en personnel diffèrent de ceux du restant de l’année, puisque les employés s’en vont profiter du soleil, laissant aux employeurs des trous à combler dans leur main-d’œuvre. Quelle est la meilleure façon de se préparer aux vacances d’été de son personnel? Nous formulons ici quelques suggestions sur la manière de pourvoir aux postes vacants avant même qu’ils ne le deviennent.

Se renseigner pendant une entrevue : Les employeurs qui recrutent un peu avant la saison estivale sont encouragés à demander aux candidats et candidates à quel moment ceux-ci envisagent éventuellement de prendre leurs vacances; ainsi, les employeurs pourront gérer l’absence de leurs futures recrues en accord avec ce que leur équipe actuelle a déjà planifié.

Parler des congés chaque trimestre : Quand un trimestre se termine et qu’un nouveau commence, les employeurs doivent avoir une discussion avec leur personnel pour savoir quand chacun a l’intention de partir en congé. En effet, il y a immanquablement des changements et des fluctuations aux agendas au fur et à mesure que l’année avance. Le meilleur moyen de gérer efficacement le calendrier des vacances consiste donc à vérifier régulièrement à quel moment les personnes s’absenteront.

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Imposer une échéance de soumission aux employés : Grâce aux échéances imposées pour les demandes de vacances, les gestionnaires ont une première idée du moment où chaque membre du personnel a l’intention de prendre un congé; ils peuvent alors programmer l’organisation de leur main-d’œuvre en fonction des absences. Imposer une date limite de réception des demandes de vacances permet aux employeurs de rejeter celles qui entrent en conflit avec la date prévue des vacances d’un autre employé. Il n’est pas sage de trop clairsemer les rangs pendant une période chargée; ainsi, si l’été est une de ces périodes dans votre entreprise, gérez les demandes de vacances avec prudence.

Préparer les absences de deux manières :

1) Embaucher des employés temporaires : les salariés temporaires représentent une solution adéquate, car ils ne sont pas dénombrés dans les effectifs permanents de l’entreprise.

2) Utiliser l’équipe actuelle : il est délicat de déplacer des membres pour combler des trous dans le personnel, mais cela est faisable si d’autres membres de l’équipe sont déjà formés pour endosser les responsabilités de la personne absente. Cependant, les employeurs doivent être prudents : il ne faut pas surcharger l’équipe actuelle en lui faisant combler des manques, car elle assume déjà une charge de travail complète.

Il existe des solutions abordables pour la dotation en personnel durant la saison estivale à condition d’adopter une mesure préventive simple : la préparation. Dans le doute, et si la gestion de la main-d’œuvre existante devient trop difficile à assumer, les employeurs peuvent s’adresser à des ressources extérieures, comme des agences de recrutement.

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