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Conseils pour les jeunes diplômé(e)s : maîtriser les outils de travail de base

Certaines leçons se retiennent mieux par une expérience directe sur le terrain; c’est pourquoi rien ne remplace l’apprentissage  « sur le tas » lorsqu’il s’agit d’apprendre à utiliser les outils de bureautique de base, notamment pour un stagiaire ou un nouveau diplômé. Si les connaissances acquises au fil des ans par les cadres supérieurs sont presque devenues une seconde nature pour eux, ils ne le doivent qu’au fait d’avoir utilisé ces outils pendant des années au sein de l’entreprise. Voilà pourquoi lorsqu’ils forment les nouvelles recrues, les employeurs ne doivent prendre pour acquis que celles-ci savent déjà accomplir certaines tâches spécifiques. L’employeur à la responsabilité  d’évaluer le degré d’aisance des recrues avec ces systèmes, puis de les former quant aux utilisations et aux fonctionnalités avancées des outils de bureautique et des logiciels courants. Nous avons énuméré ci-dessous quelques-uns des outils ou règles essentiels que tous les étudiants et jeunes diplômés sont encouragés à maîtriser au bureau ou en milieu professionnel.

Outlook (ou autre logiciel de gestion de courriels)

Règles entourant l’usage du courriel : Certaines erreurs courantes, comme le fait d’appuyer sur « Répondre à tous » lorsqu’on s’adresse seulement à l’expéditeur, donnent lieu à des contrariétés dont seule une expérience de terrain permet de comprendre le caractère fâcheux et dérangeant. En plus de certaines questions d’étiquette et de certains désagréments courants, les employeurs devraient passer en revue les formules de salutation telles que « Respectueusement », « Merci de votre collaboration » ou « Salutations distinguées » ainsi que d’autres formules de salutation recommandées dans les milieux professionnels, dans le but de former les recrues à la manière de s’adresser aux clients et aux partenaires avant qu’elles ne commencent à leur parler au nom de la compagnie.

Planification de réunions : Lorsqu’on correspond avec un ami ou une relation par texto ou par téléphone, il est d’usage courant d’envoyer un simple courriel pour proposer une heure de rendez-vous; mais en ce qui concerne Outlook, les employeurs doivent insister sur l’importance d’utiliser les fonctionnalités de prise de rendez-vous offertes par le logiciel. Les employeurs doivent prendre le temps d’enseigner les avantages de l’utilisation de l’onglet « Calendrier » : il garantit que les réunions sont programmées pendant une plage horaire où toutes les personnes participantes sont disponibles. Si l’on n’a pas vécu soi-même de se faire refuser une invitation à une réunion que l’on a nous-mêmes organisée, l’aspect pratique de la fonction « Calendrier » n’est pas aussi évident que l’on pourrait le présumer.

Word

Publipostage : Les envois massifs peuvent représenter une tâche qui nécessite beaucoup de soin et de temps. Or, Microsoft Word comporte la fonction « Publipostage » qui facilite grandement ce processus fastidieux. Pourquoi passer des heures à entrer des données manuellement si cette tâche peut s’effectuer en quelques minutes? La solution efficace s’appelle le « Publipostage ».

Suivi des modifications : La révision de documents qui nécessitent d’obtenir les commentaires de multiples lecteurs engendre souvent un mélange confus de mots rayés et de lignes rouges. Mais l’option « Suivi des modifications » de Microsoft Word, qui attribue un code couleur à chaque réviseur, permet à ses utilisateurs de voir qui a fait des changements.

Téléphone

Conférences téléphoniques : Avant de demander aux employés ou aux étudiants d’organiser une conférence téléphonique, les employeurs doivent passer en revue avec eux les éléments de base tels que la manière d’entrer dans le cercle de la conférence et d’envoyer les informations d’appel nécessaires à tous les participants. De nos jours, les conférences téléphoniques font en sorte que les frontières et la distance n’entravent pas les relations commerciales, et elles sont devenues une nécessité dans la plupart des entreprises; c’est pourquoi on les place dans la liste des outils technologiques essentiels à maîtriser.

Comme les fonctions avancées de la bureautique ne sont pas enseignées dans le système éducatif, c’est aux employeurs de former leurs employés adéquatement pour conduire leur compagnie vers le succès.

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