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Réhabilitons les réunions d’affaires

Gérez-vous une équipe? À quoi ressemble votre calendrier Outlook? Prenez un mois ou deux au hasard et calculez le nombre d’heures que vous avez consacrées aux réunions, puis divisez le résultat par le nombre d’heures total que vous avez travaillées (ou que vous prévoyez travailler) pendant la période visée. Multipliez ensuite le quotient obtenu par 100. Qu’avez-vous obtenu? Selon des entreprises des États-Unis et de l’Australie, il a fort à parier que vous avez obtenu un résultat de 25 % ou plus. Posez-vous maintenant la question suivante : Quelle portion de ce temps qualifieriez-vous de productive? En toute honnêteté. Environ la moitié? Oui? Eh bien, vous n’êtes pas le seul. Selon la firme spécialisée dans l’organisation d’événements et de réunions d’affaires Bradley Bowersett, vous vous situez dans la norme. Et combien coûtent à une entreprise les réunions d’affaires non productives qui se succèdent? Selon les données de la firme, elles coûtent environ 623 000 $US par année… pour une petite entreprise. Le développeur de logiciels pour entreprise australien Atlassian indique qu’elles représentent 37 G$US en salaire perdu aux États-Unis uniquement. Et que fait le participant moyen lors d’une réunion d’affaires? Un livre blanc du réseau MCI intitulé Meetings in America: A study of trends, costs and attitudes toward business travel, teleconferencing, and their impact on productivity (Les réunions en Amérique : une étude sur les tendances, les coûts et les comportements à l’égard des voyages d’affaires, des téléconférences et de leur incidence sur la productivité) avance que 91 % des répondants à l’étude disent rêvasser, 73 % d’entre eux admettent s’acquitter d’autres tâches et un imposant 39 % avouent même dormir.

Pour quelles raisons au juste une réunion d’affaires devient-elle non productive? Et si le nombre de réunions non productives est si élevé, que pouvez-vous faire pour vous assurer que le cliquetis des claviers, les ronflements et les licornes volantes ne soient pas l’apanage de votre prochaine réunion d’affaires?

Recette d’une mauvaise réunion d’affaires

Vous avez probablement déjà trouvé une bonne demi-douzaine de raisons pour lesquelles une réunion d’affaires se traduit parfois en perte de temps et d’argent, mais en voici tout de même une liste :

  • Aucun ordre du jour ou objectif établi
  • Manque de préparation (parfois de la part de l’animateur, parfois de celle de plusieurs participants)
  • Réunion retardée ou prolongée
  • Discussions ponctuées de grands « détours »
  • Absence des personnes essentielles
  • Aucun suivi ni liste de tâches à accomplir effectué après la réunion

C’est terrible, n’est-ce pas? Mais que celui ou celle qui n’a jamais péché jette la première pierre; la plupart d’entre nous ont commis au moins l’une de ces transgressions à un moment donné ou à un autre. Sinon, les statistiques ci-dessus diraient une tout autre histoire et ne seraient pas aussi accablantes. Pourtant, les réunions d’affaires ne sont pas à proscrire; elles méritent plutôt d’être réhabilitées.

Réapproprions-nous la réunion d’affaires

Pour qu’un plan se réalise, l’équipe qui en est responsable doit se réunir – et pas seulement pour connaître les progrès réalisés par chacun. Une réunion d’affaires, quand elle est bien dirigée, ne doit pas servir qu’à communiquer de l’information. Elle doit faire place à l’innovation et à la collaboration. Une telle interaction favorise l’esprit entrepreneurial, renforcit les liens et remonte le moral et, en fin de compte, optimise la productivité. Pour que chacune de vos réunions d’affaires atteigne son plein potentiel, respectez les règles suivantes :

  1. Limitez-en le nombre

    Si vous respectez les règles ci-dessous, vous verrez qu’il n’est pas nécessaire de tenir autant de réunions que vous le pensiez.

  2. N’oubliez pas que tout est question de collaboration, pas d’échange d’information

    Si vous voulez simplement transmettre un renseignement à l’ensemble de l’équipe, il est probablement plus approprié de le transmettre par courriel que de tenir une réunion.

  3. Préparez-vous, encore et encore

    La nécessité de se préparer abondamment ne découle pas de la difficulté à le faire, mais plutôt de l’omission de cette étape par un trop grand nombre de personnes, tant les participants que l’animateur. Si vous assistez à une réunion à titre de participant, n’oubliez pas d’apporter ce que l’on vous a demandé d’apporter, même s’il s’agit uniquement de votre attention. Si vous en êtes l’animateur, rédigez un ordre du jour et envoyez-le par courriel à l’ensemble des participants, et ce, bien à l’avance, voire un ou deux jours avant la réunion, en précisant clairement ce que les participants doivent faire pour se préparer en prévision de celle-ci.

  4. Commencez et terminez la réunion à l’heure

    Vous savez, l’ordre du jour que vous avez rédigé? Respectez-le. La journée de tous les participants est déjà bien remplie. Ceux-ci ne se sont pas faufilés à la réunion à l’improviste; ils s’y sont pointés parce que vous leur avez demandé d’y être. Leur présence est une preuve de respect. Assurez-vous de leur rendre la pareille en respectant l’horaire établi

  5. Maintenez le cap

    Quelques petits « détours » sont acceptables, car ils offrent des pauses rafraîchissantes – des répits psychologiques. Ces détours sont encore plus profitables s’ils traitent du sujet à l’ordre du jour. Mais il arrive trop souvent qu’ils n’aient aucun lien avec les points à aborder. Si cela se produit lors d’une réunion que vous animez, vous pouvez maintenir le cap de façons fort simples :

      • Interrompez la conversation de manière diplomatique et rappelez que, bien que le sujet de la discussion mérite une certaine attention, le point à l’ordre du jour constitue la priorité
      • Rappelez au groupe le temps qu’il reste (cela vient aussi appuyer la quatrième règle ci-dessus).
  6. Faites un résumé et un suivi

    À la fin de la réunion – et cela devrait figurer à l’ordre du jour –, citez les principaux points apportés pendant la réunion et établissez une liste claire des tâches à réaliser par chacun. Puis, envoyez un courriel de suivi à tous les participants (et à toutes les personnes qui auraient dû être présentes à la réunion) dans lequel vous répétez tout ce que vous avez dit à la fin de la réunion. Après tout, la répétition conduit à la compréhension. Par ailleurs, en envoyant un courriel, vous vous assurerez que chacun dispose d’un document auquel il pourra se référer en cas d’oubli.

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