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Conseils pratiques sur l’étiquette des courriels et suivi de votre politique sur les médias sociaux

Saviez-vous que le ton de 50% des courriels était mal perçu par leurs destinataires? Et qu’environ 35 % des destinataires ouvraient leurs courriels en se basant uniquement sur ce qui est écrit dans l’objet? Étiez-vous au courant que les gens de 55 à 64 ans forment le groupe d’âge dont l’utilisation de Twitter augmente le plus? Et qu’environ trois quarts des spécialistes du marketing considèrent Facebook comme un outil incontournable pour générer des pistes? Ces statistiques ne font qu’illustrer à quel point les courriels et les médias sociaux sont devenus partie intégrante de notre vie. Cette prédominance et le degré d’interactivité que les courriels et les médias sociaux suscitent entre les gens prouvent qu’il est essentiel, tant pour les personnes que pour les organismes, de bien comprendre l’étiquette des courriels et l’importance d’adopter une rigoureuse politique sur les médias sociaux. Malheureusement, pour un grand nombre, il peut se révéler difficile de se souvenir de toutes les règles et de tous les règlements qu’une entreprise peut établir pour régir ces moyens de communication omniprésents et indispensables. Toutefois, si vous gardez en tête les petites astuces suivantes, vous devriez vous en tirer sans problème.

Petites astuces pour l’étiquette des courriels

  • Utilisez des formules de politesse basiques au début de chaque courriel telles que « Cher ou Chère », « Bonjour » ou « Salut », et terminez avec un « Merci » ou « Au plaisir ». Comme dans toute bonne relation, ce sont ces petites choses qui importent.
  • Au niveau de l’objet du courriel, soyez clair et concis. Tel que mentionné plus haut, 35 % des destinataires ne prendront même pas la peine d’ouvrir votre courriel si le titre est vague ou prête à confusion.
  • • Ne qualifiez pas tous vos messages d’urgent. Pourquoi? Parce que tout n’est pas urgent. Vous pouvez être impatient pour tel ou tel sujet, mais peut-être votre réaction est-elle un peu exagérée. Mettez-vous à la place de vos destinataires : quels sont parmi vos messages ceux qui pourraient être considérés comme « urgents »? Si vous abusez de cet attribut, vous succombez alors au syndrome du « garçon qui crie au loup ».
  • Utilisez la fonction CC seulement pour ceux qui doivent absolument être mis au courant de votre message et évitez la fonction BCC. Cette fonction vous fait paraître dissimulateur et sournois.
  • Relisez-vous pour corriger toute faute de grammaire, de ponctuation et d’orthographe. Il y a une grande différence entre les phrases « On mange, papa » et « On mange papa ». Et rappelez-vous que si votre courielle est male écris et compote des fotes d’otographe et de grand-maire, message sera peutetre comprit, mes il sera boucou moin eficasse, ou plu dificile a lire; vos destinataires s’attarderont par ailleurs davantage à la forme qu’au fond de votre message.
  • Que cela vous ait été communiqué efficacement ou non, il est fort probable que votre employeur utilise des normes reflétant l’image de marque de l’entreprise pour les signatures de courriel. Prenez-en connaissance et suivez-les à la lettre.

Vous en voulez davantage? Pour des conseils encore plus pointus, reportez-vous à notre article précédent sur l’étiquette des courriels. Un rapport du Radicati Group indique qu’en 2013, 76 % de tous les courriels envoyés dans le monde (soit environ 100 milliards par jour) étaient des courriels d’affaires. C’est la forme de communication d’affaires la plus courante et deviendra encore plus prédominante dans les prochaines années. Donc, ne ménagez aucun effort pour vous assurer que vous et les autres membres de votre entreprise êtes prêts.

Petites astuces pour une politique sur les médias sociaux

  • Demeurez toujours prudent quant aux empreintes numériques que vous laissez. Rien n’est éternel… sauf ce que vous affichez dans Internet. Cette caution vaut autant pour votre vie professionnelle que pour votre vie privée. Il n’y a pas de différence sur Internet.
  • Rendez à César ce qui est à César. Ne plagiez pas une œuvre ou ne citez pas quelqu’un sans mentionner vos sources. Voler l’idée d’un autre ternit votre image et celle de l’entreprise pour laquelle vous travaillez.
  • Ne portez pas de masque. Surtout si vous représentez un employeur. Sachez quel est votre rôle, et si vous affichez des messages dans un forum de discussion, tel qu’un site Web lié à votre secteur d’activité ou sur des réseaux de professionnels comme LinkedIn, précisez sans faute que vos opinions sont les vôtres et n’engagent pas nécessairement celles de votre employeur.
  • Protégez les renseignements personnels de votre employeur. Ne traitez pas de sujets ayant une incidence juridique, ne nommez pas de clients ni de collègues – surtout si vous n’avez pas eu l’autorisation de votre employeur.

Selon Statistic Brain, le Canada occupe le dixième rang mondial des pays ayant le plus haut taux de participation dans les médias sociaux. Voilà une autre statistique qui indique que l’on ne doit pas négliger l’importance des médias sociaux. Pour les entreprises canadiennes, un seul commentaire déplacé émis par un employé imprudent, même s’il est affiché sur un obscur site Web, peut se révéler néfaste pour leur image publique. Il convient de prévenir les coups en suivant les conseils précités et en les diffusant aux autres membres de votre entreprise ou organisme.

Sources pour les statistiques :

  • Buffer
  • Convince and Convert
  • Mediabistro
  • Statistic Brain
  • The Radicati Group
  • Techdirt
3 Commentaires Poster un commentaire
  1. Les conseils donnés ici sont en effet très pratiques. La communication écrite doit être soignée car elle peut avoir des conséquences négatives qui peuvent perdurer et affecter nos relations interpersonnelles et notre productivité. À l’oral, nous avons la possibilité de nous corriger tout de suite s’il en est besoin. Malgré ce bémol à propos de la communication orale, il n’en demeure pas moins la forme de communication la plus appropriée pour bâtir et évoluer en tant que société… LeSurMesure

    J'aime

    janvier 29, 2014

Rétroliens & Pings

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