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Aménagement de bureau : tendances et conseils

Depuis plus d’un siècle, les employeurs mettent à l’essai divers concepts d’aménagement et débattent du sujet. Malgré la multitude de facteurs qui entrent en jeu dans la conception du bureau idéal, de l’atmosphère au plan d’aménagement, ce débat tend à se réduire à une joute simpliste entre les défenseurs des aires ouvertes à vocation collaborative et les gardiens du cloisonnement porteur d’intimité. Si seulement c’était aussi simple! En réalité, les deux camps ne prennent pas en compte la riche histoire de l’aménagement des bureaux et les nuances qui favorisent autant la créativité que la productivité. Avoir une connaissance ne serait-ce qu’élémentaire de cette histoire et ces nuances offre pourtant une bonne idée de la façon d’organiser un bureau qui contribue au maintien en poste des employés, rehausse l’image de marque et accroît les résultats nets.

Une brève histoire des bureaux et de leur aménagement

S’ils existent depuis l’Antiquité, les bureaux comme on les connaît aujourd’hui ne sont apparus qu’au 19e siècle, durant la révolution industrielle. En effet, le bureau du début du 20e siècle s’inspirait de l’usine. Jusqu’à la moitié du 20e siècle, la majorité des bureaux se résumaient à de vastes espaces ouverts occupés par des rangées de postes individuels, entourés de pièces fermées d’où les gestionnaires gardaient un œil sur leurs employés – comme dans une usine. Dans les années 1950, certains superviseurs ont été amenés à délaisser leurs bureaux fermés pour rejoindre leurs subordonnés dans le cadre d’un aménagement qui ordonnait les bureaux en formations variées selon les fonctions et créant une atmosphère égalitaire. C’est ce que l’on appelait le « bureau paysager ».Office Design 5

Ce n’est toutefois pas avant la fin des années 1960 que l’installation de cloisons est devenue populaire, même entre les employés d’échelons inférieurs. Cette tendance a atteint son apogée (l’horreur aux dires de certains) dans les années 1980. La création de postes de gestion intermédiaire nécessitait un nouveau type d’espace de travail, à mi-chemin entre le bureau fermé et les aires ouvertes : la solution fut des cloisons, des cloisons et encore plus de cloisons. Cette frénésie a donné naissance aux célèbres labyrinthes cloisonnés semblables à des ruches, aspect du travail moderne se prêtant à toutes les plaisanteries.

Le bureau à cloisons est tombé en disgrâce : on dit qu’il éloigne par défaut le travailleur de ses collègues, minant sa créativité, sa productivité, sa sociabilité et sa vitalité en général. Cette perception a entraîné au cours de la dernière décennie ce qu’on pourrait appeler une renaissance des bureaux à aires ouvertes, connus pour susciter la collaboration et l’innovation. Malaimé, le concept de bureau à cloisons mérite-t-il pourtant d’être vilipendé à ce point? Quant au bureau à aire ouverte, est-il vraiment garant de l’ouverture d’esprit en milieu de travail?

Le bureau à cloisons : cellule ou sanctuaire?

Office Design 6Ceux qui adoptent le bureau à cloisons brandissent l’argument qui a motivé sa création : procurer au travailleur de l’intimité lorsqu’aucun bureau fermé n’est disponible. Ils plaident que l’intimité est essentielle à la productivité, alors que l’aire ouverte la freine en raison des distractions constantes. Selon eux, cet aménagement « collaboratif » force les gens à interagir constamment et se trouve donc être ironiquement plus orwellien que le labyrinthe de cloisons puisque tous répriment leur individualité au profit de l’harmonie de l’équipe, ce qui étouffe la créativité et l’innovation. Le bureau à cloisons offre au moins la paix et le calme qui, disent-ils, permettent l’émergence d’éclairs de génie.Office Design 8

La promotion du cloisonnement ne s’appuie toutefois pas toujours sur de telles notions philosophiques. Pour nombre d’employeurs, le bureau à cloisons est intimement lié à leur domaine d’activité. Les cabinets d’avocats ont par exemple tendance à privilégier ce type d’aménagement, car ils doivent prendre soin à ce que des renseignements confidentiels ne s’ébruitent pas lors des nombreuses conversations téléphoniques des avocats. Il faut cependant souligner que ce n’est pas tant le bureau à cloisons, mais plutôt le « labyrinthe de cloisons » qui pose problème aux yeux de plusieurs. Le créateur du bureau à cloisons, Robert Propst, a d’ailleurs tourné en dérision cette application abusive en affirmant que « le cloisonnement des gens dans les entreprises modernes est une folie monolithique » [traduction].

Le bureau à aire ouvert : aménagement collaboratif ou kafkaïen?

Office Design 7Ces dernières décennies, un discours de nature philosophique a malmené le labyrinthe de cloisons dans les bandes dessinées, les séries télévisées et les films. Il faut toutefois se distancier de la culture populaire et des spéculations prétentieuses sur la nature humaine pour se demander quel est l’effet réel des cloisons sur la productivité et la créativité des gens au travail. Quoi qu’en disent ceux qui optent pour les cloisons, l’intimité peut engendrer la procrastination aussi bien que la productivité. Après tout, il est plus aisé pour un employé isolé de consulter sa page Facebook, d’envoyer des messages instantanés à ses amis ou d’écrire un livre à succès durant les heures de travail que ce ne l’est pour une personne dont l’écran est à la vue de tous.

L’aménagement ouvert et dégagé, présenté comme catalyseur de la collaboration, se dote ainsi d’une fonction panoptique qui offre un aperçu de tout ce qui se passe, non seulement au patron mais aussi aux collègues ambitieux. Par conséquent, chacun encourage les autres à donner un certain rendement puisque personne ne veut avoir l’air paresseux. Cette vision est cynique? Oui. Est-elle fondée? Pas nécessairement; même si ce scénario est en partie exact, ce n’est probablement pas ce que vise la majorité des entreprises lorsqu’elles choisissent ce type d’aménagement. Elles sont réellement convaincues que l’aire ouverte permet de circuler et de converser librement, et du coup de générer de nouvelles idées. Certaines entreprises déploient des efforts extraordinaires pour créer des points de convergence sociale, comme des cuisinettes, dans des zones achalandées en vue de provoquer d’heureuses rencontresOffice Design 9 parmi les employés. Cependant, ces entreprises négligent souvent les problèmes concrets issus d’un tel aménagement, en particulier le bruit. Le bruit est probablement l’inconvénient du bureau à aire ouverte le plus souvent mentionné, car il réduit le rendement, et augmente le niveau de stress et le roulement de personnel.

De la banalité au paysager

En somme, l’intimité a ses bons côtés, tout comme les aires ouvertes. Que faire? Des compromis, tout simplement. Les entreprises sont portées à opter pour l’un des deux extrêmes alors que le bureau paysager rendu populaire dans les années 1950 se prête à une configuration idéale incorporant les espaces privés et communs. Il instaure ainsi un climat d’égalitarisme sans amoindrir l’autorité du patron. (En fait, selon plusieurs, les employés feraient davantage d’efforts pour obtenir une promotion si le superviseur occupait un espace distinctif.) La variante contemporaine du bureau paysager peut même comprendre des bureaux et locaux partagés, ouverts en tout temps à ceux qui en ont besoin. Transformer la disposition d’un bureau n’est toutefois pas chose facile. Il faut prendre en compte plusieurs facteurs, qui nécessitent tous du temps de réflexion et de recherche.

Inviter les employés à participer au plan d’aménagement

Avant de déplacer les meubles, assurez-vous que votre projet comporte une certaine logique. Prenez quelques jours, voire quelques semaines, pour observer les endroits où vos employés gravitent selon les heures et les circonstances. Par la suite, consultez-les. Si vous faites partie d’une petite entreprise, vous ne devriez pas rencontrer trop de difficultés. Pour les entreprises de plus grande taille, il peut être préférable de mener un sondage interne. Après tout, comme vos employés occupent cet espace, ils ont bien un mot à dire sur le meilleur moyen d’en tirer parti. Changer les choses sans obtenir leur avis pourrait se révéler désastreux. Le nouveau plan pourrait non seulement être inefficace en ce qui concerne la productivité, mais également causer du ressentiment, affaiblir la motivation et déclencher un roulement de personnel.

Concevoir un bureau qui s’inscrit dans l’image de marque

Office Design 3Est-ce que des cabinets d’architectes et d’avocats se ressemblent? Une agence de marketing ressemble-t-elle à un bureau de comptable? La réponse est non, de toute évidence. Votre domaine d’activité déterminera le type d’aménagement à préconiser puisque votre bureau constitue aussi un outil de communication, tant à l’externe qu’à l’interne. Le message que vous véhiculez doit correspondre aux attentes de vos clients envers vos produits et services ainsi qu’à celles de vos employés relativement au niveau d’égalitarisme, de stimulation et d’interaction interne, en fonction de ce que l’on observe au sein d’entreprises similaires.

L’ergonomie et la décoration comptent, et beaucoup

Des études démontrent que le confort, la couleur et la convivialité des postes de travail influent sur la satisfaction et le maintien en poste des employés. Personne ne veut être assis toute une journée sur chaise froide, dure et douloureuse. Investir dans un mobilier ergonomique, y compris les bureaux et les tapis de souris, est tout sauf superflu, car c’est investir dans vos employés et donc dans la prospOffice Design 1érité de votre entreprise. Le même principe s’applique aux éléments visuels, de la couleur des murs aux tapis en passant par la décoration. Si vous œuvrez dans un domaine créatif, devez-vous remplacer les escaliers par des glissoires et tout peindre en couleurs fluo? Non! En fait, une quantité excessive de stimuli peut devenir source de distraction. Vous devez par ailleurs tenir compte du type exact de stimulation souhaité. La psychologie des couleurs est un domaine d’étude sérieux ayant révélé que les teintes pâles de bleu et de vert sont apaisantes tandis que les teintes foncées peuvent rendre triste. L’orange et le jaune sont chaleureux et accueillants, mais peuvent par contre engendrer de la colère et de la fatigue oculaire s’ils sont trop vifs. Le rouge est pour sa part stimulant, et peut ainsi améliorer la productivité. Il peut en revanche créer un effet menaçant lorsque présent en trop grande quantité. Les motifs importent aussi. Les rayures et les damiers, notamment, sont distrayants et peuvent causer des maux de tête.

Rappel : un aménagement pratique est synonyme de productivité

Office Design 2Il faut évidemment parler de l’espace comme tel. À moins que vous n’abattiez des murs, vous ne pouvez pas modifier grandement l’espace utilisable. Vous devez donc concevoir un plan d’aménagement qui utilise judicieusement l’espace dont vous disposez. Veillez à ce que tous les appareils soient près d’une prise et que l’équipement mis en commun, comme les unités de rangement et les télécopieurs, soit facilement accessible sans bloquer le chemin. Tâchez aussi de tirer parti des fenêtres. La lumière du soleil possède des bienfaits indéniables pour la santé, sans compter qu’une belle vue est toujours inspirante. Cela dit, les employés faisant directement face à une fenêtre peuvent être facilement distraits. Essayez de configurer les postes de travail de sorte que tous puissent profiter du soleil et de la vue, tout en se trouvant à une distance raisonnable des fenêtres. Comme pour toute chose, configurer un bureau qui maximise la créativité et la productivité des employés est une question d’équilibre.

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