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Le contrat social des comités d’activités sociales

Que vous soyez de descendance irlandaise ou non, vous avez probablement célébré la Saint-Patrick ce mois-ci. Même si les activités pour la période des Fêtes sont plus répandues en milieu de travail que celles pour la Saint-Patrick, ces dernières ont tout de même lieu. Dans les deux cas, c’est souvent grâce au comité d’activités sociales.

De tous les avantages d’avoir un comité d’activités sociales, le premier qui traverse l’esprit est probablement tous ces employés qui organisent de façon bénévole des activités pour stimuler le moral du personnel, des cinq à sept aux collectes de fonds, en passant par les anniversaires (sans oublier le gâteau). Bien entendu, les mots clés ici sont « bénévole » et « moral ». Ce que l’employeur doit comprendre, c’est que les membres du comité s’engagent de façon volontaire car ils accordent une grande importance à l’esprit d’équipe, lequel stimule la productivité et génère des profits. C’est pourquoi il est judicieux non seulement de créer un comité d’activités sociales, mais aussi de s’assurer que les membres peuvent s’y consacrer durant leurs heures de travail sans avoir l’impression qu’ils prennent du retard dans leurs tâches.

Administrer un comité d’activités représente beaucoup de travail et nécessite des compétences en matière d’organisation et de relations personnelles semblables à celles recherchées chez tout bon employé ou équipe…

Les comités d’activités sociales sont habituellement mis en place (ou du moins soutenus) par le service des ressources humaines. Les efforts logistiques et le dévouement nécessaires à la création et au maintien du comité s’apparentent à ceux requis pour organiser les activités dont le comité sera responsable. Certaines statistiques démontrent d’ailleurs que la majorité des comités se dissolvent après seulement six mois. Voici cependant quelques étapes que vous pouvez suivre pour démarrer votre comité sans heurt et lui assurer un avenir brillant.

  • Communication

    Vous ne pouvez pas créer un comité d’activités sociales sans informer vos employés de votre projet. Envoyez un courriel massif, laissez des dépliants dans la salle des employés et parlez-en durant les réunions. Les volontaires se présenteront d’eux-mêmes.

  • Engagement

    De concert avec les membres, choisissez la fréquence à laquelle le comité se rassemblera et respectez cette décision. Un tel engagement peut sembler aller de soi, mais il est important de le prendre au sérieux et de le faire respecter malgré la nature bénévole du comité. Chaque membre doit s’assurer de disposer du temps et de l’énergie nécessaires pour accomplir les tâches qui lui sont attribuées. Si une personne ne peut respecter un engagement qu’elle a pris auparavant (y compris celui d’être présente et ponctuelle à chaque réunion), elle nuit à ses pairs et à l’entreprise. Tout comité d’activités sociales devrait donc se doter d’une politique de révocation fondée sur l’engagement. Après tout, le terme « comité » est issu de l’anglais « commit » qui signifiant « s’engager à ».

  • Faire la fête intelligemment

    Non, ce conseil ne se veut pas une mise en garde contre les soirées trop arrosées. Certes, l’alcool est souvent la raison pour laquelle certaines fêtes de bureau tournent mal, mais faire la fête intelligemment est davantage lié au type d’activité organisée plutôt que la façon dont les gens s’y comportent. Au-delà des joies rattachées aux gâteaux d’anniversaire, à la traditionnelle bière verte de la Saint-Patrick et au lait de poule maison, le comité doit incarner la responsabilité sociale de l’entreprise. Pour ce faire, il peut lancer des programmes de dons et des collectes de fonds, y participer ou en faire la promotion. Ces initiatives non seulement stimulent le moral de vos employés en les rendant fiers de travailler pour vous, mais elles vous aideront également à attirer de nouveaux talents à travers votre réputation d’entreprise socialement responsable.

  • Examen des résultats

    Il faut se rappeler que le comité d’activités sociales, bien qu’il soit administré de façon volontaire, doit répondre aux mêmes exigences que toute autre équipe de l’entreprise. Autrement, il servira simplement de prétexte aux membres pour alléger leur charge de travail. Par conséquent, à l’instar de toute autre équipe, le comité devrait faire l’objet d’un examen visant à évaluer le rendement des membres et les retombées des efforts déployés. D’ailleurs, les comités tiennent souvent des élections, assignent des tâches écrites ou établissent une rotation des postes afin de s’assurer que chaque fonction incombe à la bonne personne.

Les comités d’activités sociales peuvent jouer un rôle crucial à tous les niveaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la rétention des employés et la diffusion d’une image publique positive. C’est pourquoi il est important de se rappeler que, bien que motivé par la passion, un comité d’activités sociales doit être soumis aux mêmes vérifications qui assurent l’efficacité et la réussite de toute équipe, en se penchant notamment sur ses mécanismes de prise de décisions et d’approbation des projets.

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